I. Общи положения
Лице, отговорно за създаване и поддържане на вътрешен канал за сигнали за нарушения
Чл. 1. /1/ „ОРГАХИМ“ ЕАД, с ЕИК 117001047 и седалище и адрес на управление гр. Русе, бул. „Трети март“ 21, е юридическо лице, вписано в Търговския регистър към Агенцията по вписванията.
/2/ Организацията е работодател в частния сектор с 50 и повече работници или служители и е длъжна да осигури функционирането на вътрешен канал за подаване на сигнали за нарушения.
Предмет
Чл. 2. /1/ Настоящите Правила за вътрешно подаване на сигнали за нарушения и за предприемане на последващи действия по тях /наричани за краткост „Правилата“/ уреждат процеса за сигнализиране и разглеждане на сигнали за нарушения, създаден в рамките на организацията.
/2/ Правилата се прилагат по отношение на сигнали, които се отнасят до нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, а именно:
- Правилата за защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни.
- На трудовото законодателство.
- На сигурността на мрежите и информационните системи.
- На правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания.
- Които представляват престъпления от общ характер.
- Безопасността и съответствието на продуктите.
- Опазването на околната среда.
- Защитата на потребителите.
/3/ В случай на промяна на предмета на дейност на Дружеството в бъдеще, правилата ще се отнасят и за други нарушения, предвидени в чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН.
/4/Правилата не се прилагат за сигнали за нарушения:
- С подател, който е анонимен или не желае да се легитимира;
- Не попадат в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и настоящите Вътрешни правила;
- Съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни.
Цели
Чл. 3. Настоящите правила се създават в изпълнение на изискванията на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения /ЗЗЛПСПОИН/ и Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 година относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на съюза.
Лица, които получават защита при подаване на сигнал за нарушение
Чл. 4. /1/ Право на защита имат лицата, подаващи сигнали за нарушения.
/2/ Такива лица могат да бъдат:
- Физическо лице, чието трудово правоотношение предстои да започне, или лице, което предстои да сключи договор за предоставяне на всякакъв вид услуга, в случаите, в които информацията относно нарушенията е получена по време на процеса на подбор или други преддоговорни отношения; (работник, служител, стажант, лице, чието трудово правоотношение предстои да започне в дружеството) или чието трудово правоотношение е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване;
- доброволец, платен или неплатен стажант;
- лице, което работи за физическо или юридическо лице – изпълнител, негови подизпълнители или доставчици;
/3/ Защита се предоставя и на:
- лица, които помагат на сигнализиращото лице в процеса на подаване на сигнал и чиято помощ следва да е поверителна;
- лица, които са свързани посредством работата или роднини на сигнализиращото лице и които могат да бъдат подложени на ответни действия поради сигнализирането;
Лица, отговарящи за разглеждането на сигнали
Чл. 5. /1/ Приемането, регистрирането и разглеждането на подадени сигнали за нарушения се извършва от определеното от изпълнителния директор на дружеството отговорно лице.
Задължение за предоставяне на информация
Чл.6. /1/ Дружеството публикува информация относно условията и реда за подаване на сигнали с цел подпомагане на сигнализиращите лица на своя официален уебсайт в определена за целта рубрика, като освен това обявява информацията на общодостъпно за работниците и служителите в дружеството място.
Дневник на кореспонденцията по сигнали за нарушения
Чл.7. /1/ Дружеството поддържа Дневник на кореспонденцията по сигнали за нарушения.
/2/ Дневникът се поддържа в електронен формат, на компютър/лаптоп, достъпът до който се осъществява посредством парола, с която може да работи само обработващият данните.
/3/ В дневника се вписват статусите по регистриране на сигнала, които не подлежат на вписване в Регистъра на сигналите за нарушения.
Регистър на сигналите за нарушения
Чл.8. /1/ Дружеството поддържа регистър на сигналите за нарушения, воден по образец, утвърден от КЗЛД. Регистърът не е публичен.
/2/ Регистърът се поддържа от отговорното лице на електронен носител и се съхранява по начин, който гарантира поверителността, целостта и сигурността на информацията.
/3/ Редът за воденето на регистъра е определен с настоящите правила.
/4/ Достъп до регистъра се предоставя на отговорното лице, определено от представляващия дружеството и лицето, което го замества, ако такова е определено.
II. Подаване и регистриране на сигнали
Подаване на сигнали
Чл. 9. Сигналите за нарушения се подават до отговорното лице в писмен вид или устно от сигнализиращото лице.
Чл. 10. /1/ Писмените сигнали се подават чрез електронна поща, достъпна само от отговорното лице;
/2/ Писмените сигнали могат да бъдат:
- Попълнен формуляр по образец, одобрен от Комисията за защита на личните данни /публикуван на официалния уебсайт на Комисията/;
- В случай че не бъде използван формуляра, сигналът следва да съдържа: трите имена на сигнализиращото лице, адрес, телефон и електронен адрес; имената на лицето, срещу което се подава сигналът и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретно лице и то е известно на сигнализиращото лице, конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице, дата на подаване на сигнала, подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.Към сигнала могат да бъдат приложени всякакви документи, които предкрепят твърденията, изложени в него, както и да бъдат посочени данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни. Ако подаденият сигнал не съдържа в цялост необходимата информация или очевидно съдържа невярни или противоречиви твърдения, ще бъдат дадени указания за отстраняване на нередовностите и поправка на твърденията в 7-дневен срок.
/3/ Писмените сигнали задължително се подписват от лицата, които ги подават – със саморъчен подпис и/или с обикновен електронен подпис.
/4/ Устното подаване на сигнал може да се осъществи по телефона, по други системи за гласови съобщения, а по искане на сигнализиращото лице – чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок. Устният сигнал се документира чрез попълване на утвърдения формуляр за регистриране на сигнал от съответния служител, отговарящ за разглеждането на сигнали, приел сигнала, който предлага на подаващия сигнала да го провери, коригира и одобри като го подпише. Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация. Устното подаване на сигнали може да се извърши в работно за администрацията време и при предварително записан час за среща със служител, отговарящ за разглеждането на сигнали.
Подаване на сигнал чрез пълномощник
Чл.11. /1/ Подаването на сигнал чрез пълномощник става с изрично пълномощно без нотариална заверка на подписа.
/2/ Пълномощното се прилага като прикачен файл.
Завеждане на сигнала с входящ номер на Дружеството
Чл.12. /1/ Независимо от формата на сигнала, отговорното лице вписва получения сигнал в Дневника на кореспонденцията по сигнали за нарушения и му присвоява регистрационен индекс.
Проверка за авторството на сигнала
Чл. 13. /1/ След получаване на сигнала, отговорното лице извършва проверка за установяване на самоличността на сигнализиращото лице.
/2/ В случай, че подателят на сигнала е анонимен или не желае да се легитимира и/или подпише, отговорното лице не образува производство по разглеждане на сигнала.
Формална проверка дали сигналът попада в обхвата по чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН
Чл. 14. /1/ Когато отговорното лице установи, че сигналът не е анонимен, то извършва първоначален формален преглед дали сигналът попада в обхвата по чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН.
/2/ Ако сигналът не може да бъде отнесен към някоя от предметните области, регулирани от закона, лицето, отговарящо за разглеждането на сигнали, уведомява писмено сигнализиращото лице, че подадения от него сигнал няма да бъде разгледан на това основание.
/3/ В случай че сигналът не съдържа достатъчно информация, отговорното лице уведомява писмено лицето, подало сигнала за необходимостта информацията да бъде допълнена в 7-дневен срок.
/4/ Ако нередовностите не бъдат отстранени в 7-дневен срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.
/5/ Ако сигналът съдържа очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, отговорното лице го връща към сигнализиращото лице с указание за поправка на твърденията и за отговорността, която то носи за набеждаване;
Получаване на Уникален идентификационен номер (УИН)
Чл. 15. /1/ Ако сигналът попада в обхвата по чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН и е подаден от лице, имащо изискуемите от закона качества за това, лицето, отговарящо за разглеждането на сигнали, генерира уникален идентификационен номер (УИН) чрез интернет страницата на Комисията за защита на личните данни.
/2/Генерираният от КЗЛД уникален идентификационен номер (УИН) се вписва в Регистъра на сигналите на дружеството веднага след получаването му.
Потвърждаване на получаването на сигнала
Чл. 16. /1/ В 7-дневен срок от получаването на сигнала, отговорното лице изпраща съобщение до сигнализиращото лице за потвърждаване на получаването.
/2/ Потвърждението е писмено и се изпраща по електронна поща.
Попълване на задължителния формуляр за регистриране на сигнал
Чл. 17. /1/ Сигналите се подават писмено, чрез електронна поща до отговорното лице чрез попълване на формуляр по образец, съгласно Приложение № 1 или устно, по реда на чл. 9, ал. 4.
/2/ Формулярът трябва да бъде попълнен съгласно изискванията на чл. 15, ал. 2 и да бъде подписан от сигнализиращото лице.
Регистриране на сигнал в Регистъра на нарушенията
Чл. 18. /1/ Приетият сигнал, за който е получен УИН, се регистрира от отговорното лице в Регистъра на сигналите за нарушения.
/2/ В регистъра се вписват обстоятелствата по чл. 6, ал. 1 от Наредба № 1 от 27.07.2023 г. на Комисията за защита на личните данни и във Формуляра за приемане на сигнали.
/3/ Вписване на информация за допълнителни обстоятелства, които не са известни към датата на подаване на сигнала се извършва поетапно, съобразно постъпилата информация в хода на разглеждането на сигнала.
III. Разглеждане на регистрираните сигнали
Проверка за редовност
Чл. 19. /1/ След като впише сигнала в Регистъра, отговорното лице извършва проверка за съответствие на сигнала, съгласно изискуемото от закона съдържание/наличие на реквизитите на формуляра съгласно одобрения образец.
/2/ Ако сигналът отговаря на изискванията отговорното лице уведомява сигнализиращото лице за получаването на сигнала като му предоставя информация за УИН и регистрационния номер от Регистъра на сигналите на дружеството.
/3/ Ако сигналът не отговаря на изискванията, отговорното лице изпраща на сигнализиращото лице съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.
Проверка за достоверност
Чл. 20. /1/ Отговорното лице извършва проверка за достоверност на сигнала. Не се разглеждат сигнали:
- Не попадат в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и настоящите Вътрешни правила;
- Съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни.
/2/ В случай че бъде установена недостоверност или недопустимост връща сигнала, отговорното лице връща сигнала като информира сигнализиращото лице за причините, поради които сигналът не следва да бъде разглеждан.
/3/ Ако сигналът съдържа очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, отговорното лице го връща с указание към сигнализиращото лице за поправка на твърденията и за отговорността, която то носи за набеждаване.
Вътрешна проверка по сигнала
Чл. 21. В случай, че сигналът подлежи на разглеждане, отговорното лице:
- извършва проверка по твърденията за нарушения, изнесени в сигнала;
- изслушва лицето, срещу което е подаден сигналът или приема писмени обяснения от него, както и събира посочени от него доказателства;
- предоставя на засегнатото лице всички събрани доказателства и му предоставя възможност да направи възражения по тях в 7-дневен срок при спазване н защитата на сигнализиращото лице;
- предоставя възможност на засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката;
- при необходимост осъществява вътрешна комуникация с други работници или служители на задължения субект, функционално компетентни да извършат тази проверка;
Чл. 22. В хода на вътрешната проверка отговорното лице поддържа комуникация със сигнализиращото лице с цел изясняване на всички въпроси, предмет на сигнала.
Заключение на отговорното лице/екипа
Чл. 23. /1/ В случай, че изнесените в сигнала факти не бъдат потвърдени, отговорното лице докладва писмено пред задълженото лице информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала.
/2/ Информация за резултатите от извършената проверка се изпраща на сигнализиращото и засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.
Чл. 24. /1/ Когато в хода на проверката изнесените данни бъдат потвърдени, отговорното лице:
- организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица или отдели в структурата на задълженото лице;
- предлага на задълженото лице конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;
- насочва сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;
- препраща сигнала на Комисията за защита на личните данни при необходимост от предприемане на действия от страна на този орган, като предварително уведомява сигнализиращото лице за препращането.
- в случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.
Индивидуален доклад, съдържащ резултатите от проверката
Чл. 25. /1/ Отговорното лице /екипът/ представя на изпълнителния директор проект на доклад с информацията от сигнала, предприетите действия в хода на разглеждане на сигнала, окончателните резултати от проверката по сигнала, извършените действия и предложенията за последващи действия, както и всички документи, събрани по време на проверката.
/2/ Въз основа на проекта на доклад, представляващият дружеството изготвя окончателен индивидуален доклад, съдържащ резултатите от проверката.
/3/ Проектът на доклада и окончателният доклад се съставят при спазване на правилата за запазване на самоличността на сигнализиращото и засегнатото лице.
Последващи действия в Дружеството
Чл. 26. /1/ След получаване на доклада по чл. 25 от настоящите Вътрешни правила, задълженото лице предприема последващи действия по сигнала.
/2/ Въз основа на информацията, съдържаща се в сигнала и предложените от отговорното лице мерки, задълженото лице предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало.
/3/ В случай на постъпили множество сигнали за по-тежки нарушения, разглеждането на същите се приоритизира съгласно следните критерии и правила: вид на нарушението (данни за престъпление или административно нарушение); размер на предполагаеми преки материални щети от нарушението; размер на предполагаеми непреки материални щети; вид и размер на наказанията, които е възможно да бъдат наложени от компетентните органи за отделните нарушения; извършеното нарушение оказва или би могло да окаже значително и трайно във времето отрицателно въздействие върху обществения интерес; потенциални репутационни щети.
Чл. 27. В срок до три месеца след потвърждаване на получаването на сигнала, отговорното лице изпраща обратна информация на подателя на сигнала, в която посочва предприетите действия и резултатите от извършената проверка.
IV. Препратени сигнали
Препращане на сигнала към външния канал за подаване на сигнали
Чл. 28. /1/ При необходимост от предприемане на действия от страна на Комисията за защита на личните данни, отговорното лице препраща сигнала на този орган като отбелязва в Регистъра на сигналите на дружеството, че сигналът е препратен.
/2/ За препращането предварително се уведомява сигнализиращото лице.
V. Защита на самоличността на лицата, които имат право на защита
Чл. 29. Защитата на самоличността на лицата по чл. 4, ал. 2 и 3 и на засегнатите от сигнала лица се осъществява чрез:
- неразкриване пряко или косвено самоличността на лицето;
- неразкриване на обстоятелствата и твърденията, изложени в сигнала;
- неразгласяване на фактите и данните, станали известни във връзка с разглеждането на сигнала;
- съхраняване и опазване на писмените документи, предоставени/изготвени при и/или по повод разглеждането на сигнала от нерегламентиран достъп на трети лица, както и неразгласяване на съдържащата се в тях информация;
- установяване на ред и условия за подаване и регистриране на сигналите чрез създадения канал за вътрешно подаване;
- определяне на кръга от лица, които имат достъп до информацията по сигналите и определяне на конкретните им задължения, свързани с процедурата по регистрирането и разглеждането на сигнали;
Защита на сигнализиращите лица
Чл. 30. /1/ Сигнализиращите лица не носят отговорност за нарушаване на ограниченията за разкриване на информация, предвидени с договор, законов или подзаконов нормативен акт или административен акт, при условие че имат основателни причини да считат, че подаването на сигнал или публичното оповестяване на информацията е било необходимо за разкриване на нарушението.
/2/ Сигнализиращите лица не носят отговорност по отношение на придобиването на информация, за която е подаден сигнал или достъпа до нея, при условие че това придобиване или този достъп не съставлява само по себе си престъпление.
/3/ Спрямо сигнализиращите лица са забранени всякакви ответни действия и/или действия на отхвърляне.
/4/ По отношение на сигнализиращите лица не се допускат каквито и да било действия, имащи характер на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия, включително под формата на:
- Временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на правоотношението, по което лицето полага наемен труд.
- Понижаване в длъжност или забавяне на повишение в длъжност.
- Изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното време или намаляване на възнаграждението.
- Влошаване условията на труд, възлагане на допълнителни задължения.
- Отказ за осигуряване на обучение за поддържане и повишаване на професионалната квалификация на работника или служителя.
- Отрицателна оценка на работата, включително в препоръка за работа.
- Прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания.
- Принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойнството на лицето и създаване на враждебна професионална среда.
- Пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране.
- Отнемане на възможност за преминаване от срочен трудов договор на трудов договор за неопределено време, когато работникът или служителят е имал законно право да му бъде предложена постоянна работа.
- Предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон.
- Вреди, включително за репутацията на лицето, по-специално в социалните мрежи, или финансови загуби, включително загуба на бизнес и загуба на доход.
- Предсрочно прекратяване или разваляне на договор за доставка на стоки или услуги, когато сигнализиращото лице е в отношения с лицето – доставчик.
Защита на засегнатото лице
Чл. 31. /1/ Отговорното лице предприема всички необходими стъпки и действия, за да гарантира, че проверката е справедлива и непредубедена. В тази връзка лицата, които могат да бъдат засегнати от проверката, следва да бъдат запознати с твърденията и доказателствата срещу тях и да имат възможност да предоставят становище по случая.
/2/ Лицата, срещу които е подаден сигнал или публично оповестена информация за нарушение се ползват в пълна степен от презумпцията за невиновност, има право да бъде изслушано, както и право на достъп до отнасящите се до него документи.
/3/ Засегнатото лице, има право на обезщетение за всички имуществени и неимуществени вреди, когато е установено, че сигнализиращото лице съзнателно е подало сигнал с невярна информация или публично е оповестило невярна информация, както и когато според обстоятелствата е било длъжно да предположи, че информацията е невярна.
VI. Съхраняване и унищожаване на информацията получена и създадена при функционирането на вътрешния канал
Чл. 32. Сигналите и приложените към тях материали, включително последващата документация, свързана с разглеждането им, се съхраняват за срок от 5 години след приключване на разглеждането на сигнала, освен при наличието на образувано наказателно, гражданско, трудовоправно и/или административно съдебно производство във връзка с подадения сигнал.
VII. Подаване на статистическа информация
Чл. 33. /1/ Отговорното лице предоставя на КЗЛД до 31 януари статическа информация за предходната година относно броя на постъпилите сигнали, техния УИН, предмет, броя на извършените проверки и резултатите от тях. Не се предоставя статистическа информация, ако не са получени сигнали в рамките на отчетния период.
VIII. Документи, предвидени в настоящите правила
Чл. 34. В изпълнение на настоящия документ се създават и поддържат следните документи:
- Документ за информиране на лицата, които могат да подават сигнали;
- Дневник на кореспонденцията по сигнали за нарушения;
- Регистър на сигналите за нарушения;
IX. Заключителни разпоредби
§. 1 Настоящият документ се приема на основание чл. 12, ал. 1, т. 2 във връзка с чл. 13 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения и във връзка с чл. 25и от Закона за защита на личните данни.
§.2 Всички служители на Дружеството, на които са възложени отговорности във връзка с разследването на сигнали, са длъжни да се запознаят с настоящите правила и да ги спазват.
§.3. Достъп до данните по конкретен сигнал може да се предостави на отговорника по защита на личните данни, в случай че е получено искане за упражняване на права от субект на данните, чиито данни са обработени при разглеждането на този сигнал. Отговорникът по защита на личните данни е длъжен да спазва правилата за опазване на самоличността на лицата с право на защита.
§.4. Настоящите Вътрешни правила се публикуват на интернет страницата на „Оргахим“ ЕАД в секцията „Вътрешен канал за подаване на сигнали по ЗЗЛПСПОИН“.
§.5. Настоящият документ се преглежда и актуализира при всяка промяна в нормативната уредба или поне веднъж на три години.
Настоящите Правила за вътрешно подаване на сигнали за нарушения и за предприемане на последващи действия по тях са последно актуализирани на 10.02.2026 година.
